#Tugas 4 Komunikasi dalam Manajemen (Psikologi Menejemen)

I.   Komunikasi dalam Manajemen

A.    Pengertian komunikasi, adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.

B.     Proses komunikasi, menurut Lasswell, Effendy (1994:11-19) membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:

-          Proses komunikasi secara primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
Seperti disinggung di muka, komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain , komunikasi adalah proses membuat pesan yang setala bagi komunikator dan komunikan. Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian. Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).

-          Proses komunikasi sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagaimedia kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah,radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon, surat, megapon, dsb.).

C.     Hambatan dalam komunikasi, gangguan atau hambatan itu secara umum dapat
dikelompokkan menjadi hambatan internal dan hambatan eksternal ,
yaitu:

-          Hambatan internal, adalah hambatan yang berasal dari dalam diri
individu yang terkait kondisi fisik dan psikologis. Contohnya, jika
seorang mengalami gangguan pendengaran maka ia akan mengalami hambatan komunikasi. Demikian pula seseorang yang sedang tertekan (depresi) tidak akan dapat melakukan komunikasi dengan baik.

-          Hambatan eksternal, adalah hambatan yang berasal dari luar individu yang terkait dengan lingkungan fisik dan lingkungan sosial budaya.
Contohnya, suara gaduh dari lingkungan sekitar dapat menyebabkan
komunikasi tidak berjalan lancar. Contoh lainnya, perbedaan latar
belakang sosial budaya dapat menyebabkan salah pengertian.

D.    Definisi komunikasi Interpersonal Efektif dalam organisasi : componential & situational

Komunikasi interpersonal diistilahkan sebagai komunikasi yang tetrjadi antara beberapa individu (bukan banyak individu) yang saling kenal satu sama lainnya dalam periode waktu tertentu. Degnan kata lain, seseorang akan memandang individu lain sebagai seorang yang unik, tergantung dari kualitas hubungan interpersonal dengan orang tersebut. Dengan demikian, ada fakta yang harus kita perhatikan, bahwa dalam berkomunikasi perhatian kita justru lebih tertuju kepada figur orang yang berkomunikasi dengan kita. Dari perbedaan latar belakang pendidikan, latar belakang budaya, perbedaan kemampuan, perbedaan karakter dari tiap orang dan faktor-faktor lainnya akan mempengaruhi tingkat keefektifan komunikasi.

Berkomunikasi dengan orang lain baik secara tatap muka langsung maupun dalam kelompok, dengan menggunakan berbagai media, yang disebut komunikasi interpersonal.

1.      Definisi berdasarkan komponen(componential

Definisi berdasarkan komponen menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya dalam hal ini, peyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera.

E.     Model pengolahan informasi

Model pemrosesan informasi ditekankan pada pengambilan, penguasaan, dan pemrosesan informasi. Model ini lebih memfokuskan pada fungsi kognitif peserta didik. Model ini didasari oleh teori belajar kognitif (Piaget) dan berorientasi pada kemampuan peserta didik memproses informasi yang dapat memperbaiki kemampuannya. Pemrosesan Informasi merujuk pada cara mengumpulkan/menerima stimuli dari lingkungan, mengorganisasidata, memecahkan masalah, menemukan konsep, dan menggunakan simbol verbal dan visual.

Teori pemrosesan informasi/kognitif dipelopori oleh Robert Gagne (1985). Asumsinya adalah pembelajaran merupakan faktor yang sangat penting dalam perkembangan. Perkembangan merupakan hasil komulatif dari pembelajaran. Dalam pembelajaran terjadi proses penerimaan informasi yang kemudian diolah sehingga menghasilkan output dalam bentuk hasil belajar. Dalam pemrosesaninformasi terjadi interaksi antara kondisi internal (keadaan individu, proses kognitif) dan kondisi-kondisi eksternal (rangsangan dari lingkungan). Interaksi antar keduanya akan menghasilkan hasil belajar. Pembelajaran merupakan keluaran dari pemrosesaninformasi yang berupa kecakapan manusia (human capitalities) yang terdiri dari: (1) informasi verbal, (2) kecakapan intelektual, (3) strategi kognitif, (4) sikap, dan (5) kecakapan motorik.

Robert M. Gagne mengemukakan ada delapan fase proses pembelajaran. Kedelapan fase itu sebagai berikut;

a.       Motivasi yaitu fase awal memulai pembelajaran dengan adanya dorongan untuk melakukan suatu tindakan dalam mencapai tujuan tententu (motivasi intrinsik dan ekstrinsik).

b.      Pemahaman yaitu individu menerima dan memahami Informasiyang diperoleh dari pembelajaran. Pemahaman didapat melalui perhatian.

c.       Pemerolehan yaitu individu memberikan makna/mempersepsi segala Informasi yang sampai pada dirinya sehingga terjadi proses penyimpanan dalam memori peserta didik.

d.      Penahanan yaitu menahan informasi/hasil belajar agar dapat digunakan untuk jangka panjang. Hal ini merupakan proses mengingat jangka panjang.

e.       Ingatan kembali yaitu mengeluarkan kembali informasi yang telah disimpan, bila ada rangsangan

f.       Generalisasi yaitu menggunakan hasil pembelajaran untuk keperluan tertentu.

g.      Perlakuan yaitu perwujudan perubahan perilaku individu sebagai hasil pembelajaran

h.      Umpan balik yaitu individu memperoleh feedback dari perilaku yang telah dilakukannya.

Kemudian perlu diketahui bahwa dalam pembelajaran pemrosesan informasi  itu terdapat sembilan langkah yang harus diperhatikan oleh guru di dalam kelas, yaitu:

a.       Melakukan tindakan untuk menarik perhatian peserta didik

b.      Memberikan informasi mengenai tujuan pembelajaran dan topik yang akan dibahas

c.       Merangsang peserta didik untuk memulai aktivitas pembelajaran

d.      Menyampaikan isi pembelajaran sesuai dengan topik yang telah dirancang

e.       Memberikan bimbingan bagi aktivitas peserta didik dalam pembelajaran

f.       Memberikan penguatan pada perilaku pembelajaran

g.      Memberikan feedback terhadap perilaku yang ditunjukkan peserta didik

h.      Melaksanakan penilaian proses dan hasil

i.        Memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk bertanya dan menjawab berdasarkan pengalamannya.

Sumber

·http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121

CHAIRUL_FURQON/Artikel-Organizational_Communication.pdf

#Tugas 3 : Pengertian Manajemen 3 tokoh, Kepimimpinan, dan Perencanaan (Planning) dalam organisasi

A.    Manajemen

Pengertian manajemen menurut para ahli :

·         Menurut Drs. Oey Liang Lee mengartikan manajemen adalah ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari manusia untuk menentukan capaian tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan

·         Manajemen menurut R. Terry adalah suatu proses khas terdiri tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengontrolan yang dilakukan dalam menentukan serta mencapai target yang sudah ditetapkan lewat pemanfaatan sumberdaya manusia dan lainnya.

·         Manajemen menurut stoner adalah suatu proses dalam membuat perencanaan, ppengorganisasian, mengendalikan dan memimpin segala macam usaha daripada anggota organisasi dan menggunakan segala sumber daya organisasi dalam mencapai sasaran.

B.     Kemimpinan

Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukannya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi.

C.    Definisi Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan dating serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta mengkaji berbagai ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk mencapainya.

D.    Langkah-langkah menyusun perencanaan

1.      Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran - sasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

2.      Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

3.      Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

E.     Manfaat perencanaan dalam menejemen

Beberapa manfaat dari perencanaan (dalam staff.uny.ac.id) adalah:
1. Dipakai sebagai alat pengawasan daan pengendalian kegiatan sehari-hari perusahaan. Perencanaan yang telah disusun dengan baik akan memudahkan para pelaksana untuk mengetahui apakah tindakan mereka menyimpang atau sesuai dengan rencana.
2. Dengan adanya perencanaan yang disusun (tentunya sebelum suatu kegiatan dilakukan) dengan cermat dapatlah dipilih dan ditetapkan kegiatan-kegiatan mana yang diperlukan dan mana yang tidak.
3. Dengan adanya rencana, segala kegiatan dapat dilakukan secara tertib dan teratur sesuai dengan tahap-tahap yang semestinya.

F.      Menurut Marwan Asri dan John Suprihanto (dalam staff.uny.ac.id) bahwa perencanaan dapat dipecah menjadi beberapa macam:

a.       Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelonpokkan menjadi:

·         Perencanaan jangka panjang.

·         Perencanaan jangka pendek,

b.      Menurut ruang lingkupnya, perencanaan dapat dibagi menjadi 3 macam:

·         Perencanaan fisik

·         Perencanaan fungsional.

·         Perencanaan menyeluruh

Sumber :

http://nikofransiskus.blogspot.com/2013/10/devenisi-perencanaan-dan-langkah.html?m=1

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/PERENCANAAN%20USAHA.pdf

(diundunh pada tanggal 10/16/2014

http://wahidatun.blogspot.com/2013/11/studi-kasus-perencanaan-sumber-daya.html

(diunduh pada tanggal 10/16/2014)

Struktur Organisasi Dalam Manajemen (TUGAS 2)

            Nama              : Riantoro Yogi Saputra

Mata Kuliah  : Psikologi Manajemen #

Npm / Kelas   : 17513580 / 3 PA 14

A.    PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

1.      Pengertian Struktur Organisasi / Organizing

Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasimenunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan.

Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara kemponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen-komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut.

Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan hubungan antara wewenang siapa melapor atau bertanggung jawab kepada siapa, jadi terdapat suatu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

2.      Dua Fungsi Struktur Dalam Organisasi

a.       Struktur Formal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

b.      Struktur Informal

Kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

3.      Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

a.       Struktur Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Ciri - ciri:

·         Organisasi kecil

·         Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

·         Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

·         Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

·         Pengawasan dilakukan secara ketat

Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

·         Program tearah, jelas dan cepat

·         Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

·         Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

·         Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

·         Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

·         Solidaritas antar anggota yang tinggi

·         Moral serta disiplin keija yang tinggi

·         Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

·         Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

·         Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

·         Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

b.      Struktur Divisional

Stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

Struktur Divisional adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam:

a.    Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .

b.    Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

c.    Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah. Jika korporasi diorganisir berbasis divisi, akan memerlukan lapisan manajemen ekstra (kepala divisi) antara manajemen puncak dan para manajer fungsional. Fungsi baku kemudian didesain sekitar produk, pelanggan atau teritori. Inovasi akhir-akhir ini mengenai ini adalah digunakannya SBUs atau Strategic Business Units. Kelompok-kelompok organisasi yang terdiri dari segmen produk-pasar yang terpisah dan independen diidentifikasi dan diberikan tanggung jawab besar dan otoritas untuk mengelola wilayah fungsinya.

4.      Kerugian Dari Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Kelemahan dari Struktur Fungsional ini :

·         Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

·         Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

·         Insiatif perseorangan sangat dibatasi

·         Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

·         Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

·         Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

·         Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

·         Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Kelemahan dari Struktur Divisional :

·         Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

·         Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi

·         Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

5.      Contoh Kasus Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

a.    Struktur Fungsional

PT Jasa Putra Indonesia, perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yangmana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

b.    Struktur Divisional

Wal-Mart Stores, Inc , yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringandepartment store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan publik terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

B.     ACTUATING DALAM MANAJEMEN

1.      Pengertian Actuating dalam manajemen

Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

2.      Pentingnya Actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

3.      Prinsip Actuating dalam manajemen

Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukan actuating, yaitu :

a.       Prinsip mengarah pada tujuan àTujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan à Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.

c.       Prinsip kesatuan komando à Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.